E-Rechnung ab 2027: Wer handeln muss – und wer noch Zeit hat

Der nächste Schritt der E-Rechnungspflicht rückt näher: Ab 1. Januar 2027 müssen viele Unternehmen ihre Rechnungen an andere deutsche Unternehmen als E-Rechnung ausstellen. Oft wird daraus der verkürzte Satz „Ab 2027 braucht jeder eine E-Rechnung“. Das stimmt so nicht.

Entscheidend sind der Umsatz des Rechnungsausstellers, die Art des Geschäfts und einige gesetzliche Ausnahmen. Wer die Regeln jetzt sauber einordnet, muss zum Jahreswechsel weder hektisch Software wechseln noch Rechnungen doppelt pflegen.

Das Wichtigste in drei Terminen

• Seit 1. Januar 2025: Inländische Unternehmen müssen E-Rechnungen empfangen können. Dafür reicht grundsätzlich schon ein E-Mail-Postfach.
• Ab 1. Januar 2027: Die Übergangsfrist endet für Rechnungsaussteller mit mehr als 800.000 Euro Vorjahresumsatz. Bei inländischen B2B-Umsätzen müssen sie grundsätzlich E-Rechnungen ausstellen.
• Ab 1. Januar 2028: Auch Unternehmen mit höchstens 800.000 Euro Vorjahresumsatz können die allgemeine Übergangsregel nicht mehr nutzen.

Die 800.000-Euro-Grenze bezieht sich auf den Gesamtumsatz des Rechnungsausstellers im vorangegangenen Kalenderjahr – nicht auf den Wert einer einzelnen Rechnung und nicht auf den Umsatz des Kunden.

Was ist überhaupt eine E-Rechnung?

Eine E-Rechnung ist nicht einfach eine Rechnung, die per E-Mail kommt. Sie enthält Rechnungsdaten in einem strukturierten elektronischen Format, das eine Software automatisch weiterverarbeiten kann. Maßgeblich ist insbesondere die europäische Norm EN 16931.

In der Praxis begegnen Ihnen vor allem zwei Varianten:

• XRechnung: eine reine XML-Datei. Sie ist für Software gut lesbar, für Menschen aber ohne Viewer unbequem.
• ZUGFeRD/Factur-X: ein lesbares PDF, in das die strukturierten XML-Daten eingebettet sind.

Eine gewöhnliche PDF-Datei ohne strukturierte Rechnungsdaten ist dagegen nur eine „sonstige Rechnung“ – auch wenn sie digital verschickt wird.

Wen die Pflicht ab 2027 tatsächlich trifft

Die neue Stufe ist vor allem für Unternehmen wichtig, die

1. im Jahr 2026 mehr als 800.000 Euro Umsatz erzielen,
2. 2027 eine Leistung an ein anderes inländisches Unternehmen abrechnen und
3. für diesen Umsatz umsatzsteuerlich eine Rechnung ausstellen müssen.

Sind diese Voraussetzungen erfüllt und greift keine Ausnahme, muss die Rechnung ab 2027 als E-Rechnung ausgestellt werden. Eine Papier- oder einfache PDF-Rechnung genügt dann nicht mehr.

Kleinere Rechnungsaussteller mit höchstens 800.000 Euro Vorjahresumsatz dürfen 2027 noch Papier oder – mit Zustimmung des Empfängers – eine einfache PDF verwenden. Spätestens zum 1. Januar 2028 endet diese Übergangsregel.

Die Ausnahmen, die im Alltag zählen

Nicht jede Rechnung wird automatisch zur E-Rechnung. Zu den wichtigsten Ausnahmen gehören:

• Rechnungen an Privatkunden (B2C)
• Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro brutto
• Fahrausweise, die als Rechnung gelten
• bestimmte steuerfreie Umsätze
• Leistungen von Kleinunternehmern nach § 19 UStG

Gerade der letzte Punkt wird häufig übersehen: Kleinunternehmer müssen nach aktueller Rechtslage selbst keine E-Rechnungen ausstellen. Sie müssen eingehende E-Rechnungen aber trotzdem empfangen können. Wechseln sie zur Regelbesteuerung, kann auch die Ausstellungspflicht relevant werden.

Für Kassenbetriebe wichtig: Der normale Bon an einen Gast wird durch die B2B-E-Rechnungspflicht nicht plötzlich zur XRechnung. Stellt der Betrieb einem Geschäftskunden jedoch eine richtige Rechnung über mehr als 250 Euro aus, muss der konkrete Fall neu eingeordnet werden.

Empfangen heißt mehr als eine XML-Datei finden

Rechtlich kann ein E-Mail-Postfach für den Empfang genügen. Praktisch brauchen Sie aber einen Ablauf, der vier Fragen beantwortet:

1. Wer erkennt eine eingehende XML-Datei als Rechnung?
2. Wie wird sie für Menschen lesbar dargestellt und geprüft?
3. Wie gelangen die Daten in Buchhaltung oder Steuerkanzlei?
4. Wo bleibt der strukturierte Originalteil unverändert erhalten?

E-Rechnungen sind umsatzsteuerlich acht Jahre aufzubewahren. Bei einer E-Rechnung muss zumindest der strukturierte Teil unversehrt in seiner ursprünglichen Form erhalten bleiben. Nur das sichtbare PDF auszudrucken oder abzuspeichern reicht deshalb nicht als vollständiger Prozess.

Ihre Vorbereitung für 2027

Warten Sie nicht bis Dezember. Mit dieser kurzen Prüfung wissen Sie, wo Sie stehen:

1. Vorjahresumsatz einschätzen: Wird Ihr Gesamtumsatz 2026 über 800.000 Euro liegen?
2. Rechnungsarten trennen: Welche Rechnungen gehen an Unternehmen, welche an Privatkunden?
3. Ausnahmen markieren: Gibt es Kleinbeträge, steuerfreie Umsätze oder die Kleinunternehmerregelung?
4. Stammdaten vervollständigen: Anschriften, Steuerangaben, Zahlungsdaten und Ansprechpartner müssen für eine valide E-Rechnung sauber gepflegt sein.
5. Testrechnung erzeugen: Öffnen und prüfen Sie XML beziehungsweise ZUGFeRD mit einem geeigneten Viewer – nicht nur das PDF-Bild.
6. Empfang und Ablage testen: Schicken Sie eine E-Rechnung probeweise durch Ihren echten Postfach-, Prüf- und Archivierungsweg.

Mit dikas Faktura entsteht das Format automatisch

In dikas Faktura schreiben Sie die Rechnung wie gewohnt. Das System erzeugt daraus PDF und strukturierte E-Rechnungsdaten nach EN 16931 – als ZUGFeRD/XRechnung, ohne dass Positionen doppelt erfasst werden müssen. Das XML lässt sich auch einzeln abrufen, wenn ein Auftraggeber ein Portal verwendet.

Eingehende E-Rechnungen können als Beleg hochgeladen und ausgelesen werden. So landen XML-Daten nicht als unverständlicher Anhang im Postfach, sondern in einem nachvollziehbaren Belegprozess. Die E-Rechnung ist bereits im Gratis-Tarif enthalten.

dikas Faktura ansehen – oder lesen Sie, wie Kassendaten ohne Pendelordner in die Kanzlei gelangen.

Quellen

• Bundesministerium der Finanzen: Fragen und Antworten zur E-Rechnung
• Umsatzsteuergesetz § 14 – Ausstellung von Rechnungen
• Umsatzsteuergesetz § 27 – Übergangsvorschriften
• ELSTER: E-Rechnungsviewer der Finanzverwaltung

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Stand: 4. September 2026. Dieser Artikel bietet eine allgemeine Orientierung und ersetzt keine steuerliche oder rechtliche Beratung. Prüfen Sie Zweifelsfälle mit Ihrer Steuerkanzlei.